Eén keer per jaar wordt in een targetgesprek vastgesteld welke doelen een werknemer gaat proberen te halen in het komende jaar en welke beloning daar bij hoort. Of deze doelen gehaald worden wordt vastgesteld in het beoordelingsgesprek een jaar later. Halverwege het jaar wordt besproken of alles nog gaat zoals de bedoeld en of er nog wederzijds iets kan worden verbeterd.
Maar niet alle bedrijven houden zich keurig aan deze driedeling. De reden is tijdgebrek of een niet goed begrijpen van de reden waarom deze zaken zo strikt gescheiden zouden moeten worden gehouden. Een werknemer zou tijdens een functioneringsgesprek er op moeten kunnen vertrouwen dat wanneer hij zich kwetsbaar opstelt, dat hij dat niet een half jaar later op zijn brood krijgt in de vorm van een lagere beoordeling.
Veel bedrijven stellen van te voren vast wat de verdeling is in hoeveel mensen boven verwachting worden beoordeeld en hoeveel mensen een slechte(re) score krijgen. Ze doen dat onafhankelijk van het functioneren van hun personeel. De reden is dat zij geen geld over hebben voor een beloning van goed functioneren. Ze delen hoogstens hun personeel in van hoog naar laag in functioneren en trekken ergens een lijn waaronder geen beloning meer wordt gegeven en waaronder een onvoldoende wordt uitgedeeld (ook al heeft de werknemer zijn doelen (targets) gehaald).
Deze manier van werken is bedoeld om de werknemer te prikkelen om beter te presteren, maar heeft grote risico van demotivatie in zich.
Beter is om de beoordeling van iemands functioneren te doen los van consequenties voor beloning. Hoogstens kan met rapportcijfers met 1 decimaal achter de komma een verdeling gemaakt worden waarbij de hoogste x promotie of salarisverhoging krijgt.
Om meer te kunnen halen uit de het halfjaarlijkse functioneringsgesprek kan de 360 graden feedback procedure worden toegepast waarbij de rapportage alleen wordt gedaan aan de werknemer. Dit vergroot het vertrouwen van de werknemer om zich kwetsbaar op te stellen en het inzicht waarop zijn functioneren wordt beoordeeld. Eventuele (inspanning voor extra) ontwikkeling kan dan op het functioneringsgesprek met de manager worden besproken.
Op Wikipedia wordt het onderscheid tussen functionerings- en beoordelingsgesprek klip en klaar uiteengezet:
Een functioneringsgesprek is een dialoog waarin het wederzijds functioneren van de werknemer en diens leidinggevende besproken wordt. Doelen voor deze bespreking kunnen prestatieverbetering, bijsturing, stimulering en ontwikkeling zijn. Eventueel aansluitende bespreekpunten kunnen zaken zijn zoals het herkennen en eventueel aanpakken van problemen op de werkvloer.
Een functioneringsgesprek heeft de volgende kenmerken:
- Het gesprek is tweezijdig; de leidinggevende vraagt over het functioneren van de medewerker en eventuele problemen die er ontstaan. Deze krijgt de kans om te reageren en gelijke vragen aan zijn leidinggevende te stellen.
- Tijdens het functioneringsgesprek wordt onder meer de status van de van tevoren vastgelegde doelstellingen besproken alsmede prestatie ten opzicht van de competenties welke voor de werknemer van toepassing zijn.
- De verhoudingen tussen leidinggevende en medewerker zijn gelijkwaardig.
- Een functioneringsgesprek is (bij de meeste bedrijven) een keer per jaar verplicht.
- Na een functioneringsgesprek kan er op een later termijn een ontwikkelings- of beoordelingsgesprek plaatsvinden.
- Van het gesprek dient een verslag gemaakt worden. Beide partijen mogen dit verslag corrigeren: is het verslag naar tevredenheid, dan ondertekenen beiden deze.
Een beoordelingsgesprek is een gesprek tussen een werknemer en zijn leidinggevende waarin het functioneren van de werknemer door de leidinggevende wordt beoordeeld en waaraan rechtspositionele gevolgen kunnen worden verbonden. De leidinggevende heeft in dit gesprek een waardeoordeel over het totaal aan functioneren (zowel kwalitatief, alsook kwantitatief en sociaal) en verbindt hieraan eventueel salariërings- en juridische gevolgen.
Een beoordelingsgesprek heeft de volgende kenmerken:
- Het gesprek is eenzijdig, de leidinggevende geeft een oordeel over het functioneren van de medewerker. Deze krijgt uiteraard wel de kans om te reageren, maar dit heeft geen gevolgen voor het oordeel.
- Gedurende het gesprek worden de prestaties van de medewerker ten opzichte van de eerder vastgelegde doelstellingen en competentie (vaardigheid) beoordeeld.
- De verhoudingen tussen leidinggevende en medewerker zijn ongelijkwaardig.
- Een beoordelingsgesprek kan door de werkgever worden aangevraagd.
- Aan een beoordelingsgesprek gaat bijna altijd een functioneringsgesprek vooraf.
- Na het gesprek wordt er een verslag gemaakt en eventueel een actieplan opgesteld. Dit plan kan in een volgend gesprek geëvalueerd worden.
